1. Introducere. Digitalizarea comunicării juridice și necesitatea certitudinii temporale

Evoluția tehnologică a determinat o schimbare profundă a modului în care se realizează comunicarea juridică, atât în plan procesual, cât și în sfera raporturilor de drept material. Comunicarea electronică a devenit un instrument uzual în activitatea profesională a juriștilor, iar dreptul pozitiv român a fost nevoit să răspundă acestei realități prin adaptarea mecanismelor tradiționale de notificare și dovadă.

În practica de zi cu zi a companiilor, notificarea partenerilor contractuali este un instrument esențial: punere în întârziere, activarea unor clauze contractuale, rezilierea unui contract sau, pur și simplu, conservarea unui drept înainte de împlinirea termenului de prescripție.

În acest context, notificarea realizată prin intermediul notarului public, în format electronic, ridică două probleme esențiale pentru mediul de afaceri:

1. are aceeași valoare juridică o notificare notarială transmisă prin e-mail ca una trimisă clasic, prin poștă? și

2. momentul de la care notificarea produce efecte, în special sub aspectul întreruperii cursului prescripției extinctive.

Importanța acestor chestiuni este amplificată de faptul că, în mediul digital, transmiterea informației este aproape instantanee, iar diferențele de câteva minute sau chiar secunde pot fi decisive în raport cu împlinirea termenelor legale.

2. De ce contează forma notificării în relațiile comerciale

În relațiile B2B, timpul și predictibilitatea sunt critice. Așteptarea confirmărilor poștale sau a dovezilor de primire poate întârzia decizii importante: inițierea unui litigiu, executarea unei garanții sau renegocierea unui contract.

Legislația actuală permite însă utilizarea comunicării electronice într-un mod care oferă chiar mai multă siguranță juridică decât metodele clasice, cu condiția ca notificarea să fie realizată corect.

3. Este valabilă juridic notificarea notarială transmisă prin e-mail?

Răspunsul este da, dacă sunt respectate anumite cerințe legale.

Validitatea notificării notariale transmise prin e-mail nu poate fi analizată izolat, ci trebuie raportată la ansamblul normelor care reglementează comunicarea actelor, semnătura electronică și activitatea notarială.

Intrarea în vigoare a Legii nr. 214/2024 privind utilizarea semnăturii electronice a consolidat echivalența juridică dintre înscrisul electronic semnat cu semnătură electronică calificată și înscrisul sub semnătură privată sau autentic în formă letrică, după caz.

În prezent, notificarea transmisă de un notar public în format electronic:

• este semnată cu semnătură electronică calificată;

• este însoțită de marcă temporală calificată, care fixează exact data și ora emiterii;

• este transmisă printr-un sistem securizat sau printr-un flux care permite confirmarea livrării.

Din punct de vedere juridic, un astfel de document are aceeași forță probantă ca notificarea pe hârtie. Cu alte cuvinte, nu vorbim despre un simplu e-mail, ci despre un act notarial în format digital.

Pentru companii, acest lucru înseamnă că pot utiliza notificarea electronică fără riscul de a fi considerată „informală” sau lipsită de valoare juridică.

Legea nr. 593/2024 a instituit cadrul expres al activității notariale electronice, permițând notarilor publici să îndeplinească acte și proceduri în format digital, prin intermediul platformei Top-Not. Aceste sisteme nu se limitează la transmiterea documentelor, ci asigură integritatea, autenticitatea și arhivarea lor pe termen lung.

În acest context, notificarea notarială electronică nu reprezintă un simplu e-mail, ci un act notarial dematerializat, emis în cadrul unui sistem securizat și supus acelorași exigențe de legalitate ca actele tradiționale.

4. Când se consideră notificarea comunicată?

Aceasta este una dintre cele mai importante clarificări pentru mediul de afaceri.

În practică, apar frecvent situații în care destinatarul susține că:

• nu a deschis e-mailul;

• mesajul a ajuns în folderul Spam;

• nu a observat notificarea la timp.

În doctrină au fost identificate, în mod tradițional, trei teorii privind momentul comunicării: teoria emisiunii, teoria recepției și teoria cunoașterii efective. În mediul electronic, aceste teorii capătă valențe noi, întrucât transmiterea și recepția pot fi stabilite cu precizie tehnică.

Prin Decizia nr. 62/2025 din 15 ianuarie 2025, Înalta Curte de Casație și Justiție a consacrat o abordare obiectivă, reținând că momentul comunicării este cel al recepționării tehnice a mesajului de către sistemul destinatarului. Această soluție este pe deplin compatibilă cu exigențele securității juridice, întrucât exclude posibilitatea ca destinatarul să controleze, prin inacțiune, producerea efectelor juridice.

Jurisprudența recentă a stabilit însă o regulă clară și predictibilă:
notificarea se consideră comunicată în momentul în care ajunge, din punct de vedere tehnic, în sistemul de e-mail al destinatarului, nu în momentul în care acesta o citește efectiv.

Pentru companii, această soluție este esențială, deoarece:

• elimină riscul ca partenerul contractual să amâne artificial producerea efectelor juridice;

• oferă un criteriu obiectiv, verificabil tehnic;

• permite dovedirea exactă a momentului comunicării.

5. Impactul asupra prescripției: de ce contează minutul, nu ziua

Prescripția extinctivă este un risc major în activitatea comercială. O creanță nevalorificată la timp poate fi pierdută definitiv.

În cazul notificării notariale electronice, întreruperea prescripției are loc în momentul recepției tehnice a notificării, stabilit cu precizie prin:

• marca temporală aplicată documentului;

• confirmarea livrării generate de sistem.

Această precizie este un avantaj major față de metodele tradiționale. Practic, într-un context limită, chiar și câteva secunde pot face diferența între un drept conservat și unul prescris.

6. Ce riscuri trebuie avute în vedere

Deși mecanismul este sigur, există câteva aspecte practice importante:

• Adresa de e-mail: notificarea trebuie trimisă la o adresă utilizată în mod legitim de destinatar (ideal, indicată în contract).

• Clauzele contractuale: este recomandat ca în contractele comerciale să existe clauze explicite privind comunicarea electronică.

• Arhivarea documentelor: fișierul electronic original (semnat și marcat temporal) trebuie păstrat, nu doar o copie printată.

Atunci când notificarea este realizată prin intermediul unui notar public, aceste riscuri sunt semnificativ reduse, deoarece notarul certifică atât conținutul, cât și momentul transmiterii.

Filtrarea mesajelor în foldere de tip „Spam” sau configurarea defectuoasă a sistemelor informatice ale destinatarului nu pot fi, în principiu, opuse expeditorului, atât timp cât livrarea tehnică a fost confirmată. De asemenea, utilizarea unei adrese de e-mail necorespunzătoare sau neasumate contractual poate genera discuții privind opozabilitatea notificării, motiv pentru care este recomandabil ca părțile să stabilească explicit, în contracte, adresele utilizate pentru comunicare.

7. Parcursul procedural al notificării electronice în sistemul Top-not

Procedura de transmitere a unei notificări prin intermediul platformei Top-not este structurată în etape succesive, fiecare având relevanță juridică distinctă și contribuind la asigurarea validității și opozabilității actului.

a)    Inițierea procedurii (solicitarea notificării)

Demersul este declanșat de creditor, care formulează cererea de notificare. Potrivit art. 3 din Legea nr. 593/2024, atunci când solicitantul deține o semnătură electronică calificată, cererea poate fi transmisă direct în format electronic, prin intermediul platformei. În lipsa acesteia, cererea este depusă în format letric, notarul public având obligația de a o transforma într-un document electronic, asigurând astfel integrarea sa în fluxul digital al procedurii.

b)    Redactarea actului și stabilirea naturii juridice

Notarul public procedează la redactarea notificării, etapă în cadrul căreia se realizează o distincție juridică esențială. În funcție de circumstanțe, notificarea poate îmbrăca forma unui act autentic – în situațiile în care părțile se prezintă în fața notarului și exprimă consimțământul, precum în cazul unei rezoluțiuni amiabile – sau, în practica curentă, forma unei certificări de fapte. Aceasta din urmă constă în certificarea transmiterii unui mesaj sau a existenței unui demers procedural, în temeiul art. 148–149 din Legea nr. 36/1995 privind notarii publici și activitatea notarială.

c)    Semnarea electronică și sigilarea instituțională

După redactare, notarul aplică semnătura electronică calificată, bazată pe un certificat digital valabil, emis de un prestator de servicii de încredere calificat (QTSP). Ulterior, sistemul Top-not aplică sigiliul electronic al Uniunii Naționale a Notarilor Publici din România, precum și marca temporală, elemente care conferă documentului certitudine juridică sub aspectul integrității și al momentului emiterii.

d)    Transmiterea notificării – momentul inițial al efectelor

Notificarea este expediată de notar către adresa de poștă electronică a destinatarului. Transmiterea se realizează fie direct din interfața securizată a platformei Top-not, care funcționează ca un server de e-mail profesional, fie printr-un serviciu de e-mail integrat, capabil să genereze dovezi de livrare conforme exigențelor art. 154 din Codul de procedură civilă. Acest moment al expedierii marchează începutul efectelor juridice ale notificării în raport cu destinatarul.

8. De ce notificarea notarială electronică este utilă pentru companii

Pentru mediul de afaceri, beneficiile sunt evidente:

• rapiditate – notificarea ajunge în aceeași zi, uneori în câteva minute;

• costuri reduse față de procedurile clasice;

• siguranță juridică ridicată, inclusiv pentru litigii;

• trasabilitate și dovadă clară a comunicării.

În multe situații (punere în întârziere, conservarea dreptului la acțiune, notificări contractuale), aceasta este soluția optimă înainte de a apela la proceduri mai costisitoare.

Pentru practicieni, utilizarea acestui mecanism trebuie însoțită de:

• recurgerea la semnături electronice calificate și mărci temporale calificate;

• arhivarea documentelor în format electronic original;

• introducerea de clauze contractuale clare privind comunicarea electronică.

9. Concluzie

Notificarea notarială transmisă prin e-mail nu mai este o soluție „de compromis”, ci un instrument juridic matur, adaptat ritmului actual al mediului de afaceri.

Pentru companii, utilizarea acestui mecanism înseamnă:

• control mai bun asupra riscurilor juridice;

• claritate în raporturile contractuale;

• protejarea drepturilor fără întârzieri inutile.

Atunci când este utilizată corect, notificarea notarială electronică oferă un echilibru eficient între viteză, cost și siguranță juridică.